Retrospektiven

Retrospektiven – was lief gut, was war verbesserungswürdig, was war nutzlos?

Retrospektiven sind ein wesentliches Element aus dem agilen Framework Scrum.

Sie sind aber auch durchaus sinnvoll, wenn Mitarbeiter in einem Team zusammenarbeiten. Gerade bei einem zeitlich engen Rahmen können Retrospektiven eine Menge bringen, weil sie einen Rahmen bilden für die Rückschau, was bislang gut funktioniert hat, was eher verbesserungswürdig ist und was man getrost weglassen kann, weil es nichts gebracht hat.

Die Rede ist von Aktivitäten, für die sich ein Team entschieden hat. Das können Aktivitäten sein zur Verbesserung der Kommunikation bzw. der Transparenz innerhalb des Teams. Es kann auch sein, dass sich die Team-Mitglieder auf eine Vorgehensweise geeinigt haben, falls es zu Konflikten zwischen Einzelnen kommt. Es kann auch sein, dass etwas ausprobiert werden soll, von dem man zuvor nicht so richtig wusste, welche Richtung man einschlagen will.


Gleich beim Kick-Off-Meeting sollte festgelegt werden, ob Retrospektiven durchgeführt werden. Denn während einer Retrospektive wird Rückschau gehalten auf einen relativen kurzen Zeitraum davor und das Kick-Off ist dann der Startpunkt.

Retrospektiven haben einen festen Rahmen bei Scrum. Dabei wird eine Retrospektive in fünf zeitlich aufeinander folgende Abschnitte aufgeteilt. Für die Gestaltung jedes einzelnen Abschnitts gibt es eine Menge an Vorschlägen im  Retromat.

Einen Rahmen schaffen

Zu Beginn ist es wichtig, das sich die Team-Mitglieder von ihrem Tagesgeschäft entfernen um sich voll und ganz auf die Retrospektive konzentrieren zu können.

Hier hilft eine kurze Übung zum Aufwärmen, z.B. indem reihum jede bzw. jeder erzählt in welcher Stimmung sie/er sich gerade befindet und wie es dazu gekommen ist. Es kann auch die Erwartungshaltung an das Ergebnis der Retro helfen seine Gedanken zu sammeln.

Das Gehirn arbeitet mit Bildern. Deshalb kann hilfreich sein, die Team-Mitgliederinnen bzw. -Mitgliedern kleine Bilder malen zu lassen. Dabei werden Gehirnareale aktiviert, die während eines normalen Arbeitstags in unserer sehr kognitiv bestimmten Welt nicht angesprochen werden.

Daten sammeln

Nachdem sich die Team-Mitglieder aufgewärmt haben werden Daten gesammelt, am Besten auf Karteikarten oder Post-Its, die an einem Taskboard angeheftet werden.

Es können Vorkommnisse aus der unmittelbaren Vergangenheit sein, am Besten während des Zeitraums seit der letzten Retrospektive, an die sich die Team-Mitglieder erinnern. Möglicherweise gibt es ein Ereignis, über das gesprochen werden muss, z.B. weil ein Team-Mitglied das Team verlassen hat oder die Beschwerde eines Kunden analysiert werden muss.

Wichtig ist, dass am Ende dieser Übung ‚geclustert‘ wird, d.h. die Karteikarten oder Post-Its thematisch zusammengefasst werden.

Erkenntnisse sammeln

Während dieses Abschnitts wird analysiert, was der Grund gewesen sein könnte. Dabei werden die einzelnen Cluster betrachtet, die sich während des letzten Abschnitts herauskristallisiert haben.

Maßnahmen treffen

Aus den gewonnenen Erkenntnissen aus dem letzten Abschnitt werden nun Massnahmen abgeleitet. Oft geht es darum etwas zu vermeiden, also Massnahmen zu überlegen, die verhindern, dass ein negatives Ereignis wieder auftritt.

Der Mensch lernt aber schneller von etwas, dass funktioniert, als von etwas, das (noch) nicht funktioniert. Bei allem Frust, der während einer Retrospektive zu Tage treten kann, sollte überlegt werden, was gut funktioniert hat.

Daraus entstehen dann Massnahmen, die das Team in der nächsten Zeit nach der Retrospektive befolgen möchte.

Es ist sinnvoll, bereits getroffene Maßnahmen aus den letzten Retrospektiven auf den Prüfstand zu stellen. Die Zeit schreitet voran, das Team lernt dazu. Deshalb können vormals sinnvolle Maßnahmen obsolet geworden sein. Diese werden dann auch aussortiert.

Abschluss

Für den Teamcoach, aber auch für die Team-Mitglieder ist es wichtig herauszufinden, wie die Retrospektive eingeschätzt wird. Hat sie für jeden etwas geboten? Sind kritische Punkt ausreichend zur Sprache gekommen? Das sollte klar werden zum Abschluss der Retro.